En tant que spécialiste des diagnostics mobilité et Plan de mobilité employeur, la 1ère étape consiste à mener un audit des adresses de domicile de vos salariés pour calculer les bons trajets domicile-travail. Cet audit permet souvent à nos clients de réaliser que 2 à 10% des adresses des salariés ne sont pas les bonnes afin d'amorcer un travail de correction.
L’importance stratégique des adresses postales
Respecter le code du travail (article D1221-31) : "Sur demande expresse des services chargés du contrôle de l'emploi, l'employeur communique l'adresse des salariés dont le contrat de travail a été conclu ou rompu, mentionnés au 3° de l'article D. 1221-30."
Respecter l'article 5(d) du RGPD : "Les données à caractère personnel doivent être: d) exactes et, si nécessaire, tenues à jour; toutes les mesures raisonnables doivent être prises pour que les données à caractère personnel qui sont inexactes, eu égard aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, soient effacées ou rectifiées sans tarder "
Utile dans la gestion RH quotidienne :
Envoyer des documents légaux : Convocations, bulletins de paie, arrêt de travail, etc... Une simple adresse incorrecte peut invalider une procédure disciplinaire ou un licenciement.
Justifier un accident de trajet en cas de sinistre, pour qu'il soit reconnu comme un accident de travail il faut qu'il ait lieu entre l'adresse de domicile déclarée et le lieu de travail.
Justifier un covoiturage : pour justifier qu'un trajet est bien un covoiturage et pas du taxi en travail dissimulé, il faut que le trajet partagé soit entre l'adresse de domicile déclarée et le lieu de travail.
Proposer un rapprochement de domicile : un poste se libère près de l'adresse d'un salarié. Vous lui proposez le poste pour réduire la pénibilité de ses trajets. Ce serait dommage que ça ne soit pas sa bonne adresse.
Pourquoi faire un audit des adresses de vos salariés ?
a) Réduire vos risques juridiques
En confiant cette mission à un prestataire spécialisé, vous sécurisez vos démarches et diminuez le risque d’erreurs. Une mise à jour proactive des adresses de vos salariés permet :
De prouver votre diligence en cas de contrôle ou de litige.
D’éviter des sanctions administratives ou contentieuses coûteuses.
b) Améliorer vos plans de mobilité
Grâce à une analyse précise des trajets domicile-travail, vous pouvez proposer à vos salariés des postes plus proches de chez eux, réduire leur temps de trajet et limiter l’empreinte carbone.
Vous facilitez également l’organisation de covoiturages légaux, renforçant ainsi la cohésion d’équipe tout en respectant la législation.
c) Optimiser votre gestion administrative
Avec des fichiers salariés conformes et actualisés :
Vous limitez les erreurs coûteuses liées aux envois postaux ou à la gestion RH.
Vous simplifiez vos relations avec les organismes externes (URSSAF, CNIL) lors de contrôles.
d) Respecter le RGPD en toute sérénité
L’externalisation à un prestataire comme 1km à pied garantit un audit des adresses via un traitement des données conforme au RGPD. Cela inclut :
Une vérification sécurisée et précise des adresses.
Une gestion des données transparente et conforme aux droits des salariés.
Risques financiers évitables
Prenons l’exemple d’une entreprise de 500 salariés avec seulement 2 % d’adresses obsolètes (soit 10 salariés concernés) ce qui est plutôt un bon score :
Amendes administratives : Jusqu’à 750 € par salarié, soit 7 500 € pour l’entreprise.
Convocation non reçue : Une mauvaise adresse ne permet pas de respecter les procédures de licenciement qui nécessitent un envoi par la poste avec accusé de réception. Cela pourrait générer des frais (dommages et intérêts, avocat) dépassant plusieurs milliers d’euros.
Sanctions RGPD : Bien que rares pour des erreurs mineures, les amendes peuvent atteindre des montants significatifs, sans compter les impacts réputationnels.
Notre audit des adresses des salariés
Concrètement voici comment nous menons l'audit des adresses des salariés :
Géolocalisation des adresses grâce à un traitement des données personnelles conformes au RGPD via l'API de Google Maps qui ressortira la liste des adresses inconnues qui sont en générale :
mal saisie humainement par votre équipe RH
mal communiquée par le salarié
des changements de nom de ville suite à des regroupements de commune
Calcul des trajets entre adresse de domicile et adresse de travail via Google Maps. Cette étape permettra de vérifier si la durée du trajet est crédible et donc si l'adresse donnée n'est pas trop éloignée pour que ce soit la réalité.
Livrables de l'audit des adresses :
liste des adresses des salariés introuvables à corriger
liste des adresses très éloignées qui mettent en doute la réalité de la domiciliation
Votre Plan de Mobilité Employeur en bonus
Ces étapes de calcul de trajet sont en réalité la base de notre activité principale de "Plan de mobilité employeur".
Vous aurez donc fait un 2 en 1 pour fournir à votre équipe RSE :
l'audit des trajets actuels : durée, distance, parts modales
le bilan carbone des trajet pour les rapports extra financiers
le report modal potentiel vers le vélo, les transports en commun, le covoiturage
Conclusion : Ne laissez pas les adresses de vos salariés devenir un point faible
Un audit des adresses postales des salariés est bien plus qu’une simple formalité administrative. En garantissant leur exactitude, vous sécurisez vos démarches légales, limitez vos risques financiers et optimisez vos stratégies RH. Avec 1km à pied, profitez d’un accompagnement sur mesure pour :
Vous conformer aux obligations légales et au RGPD.
Mettre en place des plans de mobilité efficaces et durables.
Renforcer votre image d’employeur engagé et responsable.
📞 Contactez-nous dès aujourd’hui pour un audit personnalisé des adresses de domicile de vos salariés et transformez cette obligation légale en une opportunité stratégique pour la mobilité durable !